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Office Manager

Vollzeit (38,5 h) | Schwaz

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GESTALTEN SIE ZUKUNFT
ALS OFFICE MANAGER

marketing deluxe ist eine internationale Agentur mit Standorten in Wien, London und Schwaz. Wir entwickeln innovative Positionierungskonzepte und maßgeschneiderte Lösungen, beraten und betreuen im Full Service. Unsere Kunden kommen aus den Bereichen Luxury Hospitality, Niche Destinations & Holistic Health. Genau wie unsere Kunden ist auch unser TEAMD international & multikulturell.

Für unser Head Office in Schwaz suchen wir:

OFFICE MANAGER
(m | w | d)

Sie sind ein Organisationstalent, zuverlässig, datenaffin und haben fundierte Kenntnisse in den zentralen Office-Anwendungen? Sie haben Erfahrungen im Import und Export und sind offen für Neues? Sie sind wortgewandt und empfangen gerne Kunden? Sie telefonieren und strukturieren gerne? Sie zünden den motivierenden Funken der Leidenschaft im TEAMD, löschen gleichzeitig Brände und halten der Geschäftsleitung tatkräftig den Rücken frei? Dann machen Sie mit uns Ihren Karriereschritt als Office Manager – dem glänzenden Zentrum unseres Head Office. Wir bieten Ihnen eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung sowie langfristige Karrierechancen.

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Ihre Tasks & Responsibilities
→ Hier sind Sie in Ihrem Element

Direkter zuverlässiger Kontakt zu Kunden und Mitarbeitern als zentraler Ansprechpartner und Organisator in unserem Head Office
Bindeglied zwischen Geschäftsleitung und Mitarbeitern
Effiziente Organisation und Gestaltung der Arbeitsabläufe sowie der technischen Ausstattung
Selbständiges, effizientes und agiles Office & HR Management
Telekommunikations- & Front Office Management
Administrative Aufgaben, klassische Bürotätigkeit & Unterstützung im Vertragswesen
Organisation und Koordination von Terminen, Geschäftsreisen, Meetings und Events
Vor- und Nachbetreuung von Meetings und Präsentationen
Erledigung der schriftlichen Korrespondenz – selbstständig und in Abstimmung mit der Geschäftsleitung
Digitalisierung von Dokumenten und Rechnungen in der Schnittstelle mit der Buchhaltung und Geschäftsleitung
Kontinuierliche Stammdatenpflege in diversen digitalen Systemen
Aktive Entlastung der Geschäftsleitung in organisatorischen und administrativen Aufgaben

Das sind Ihre Skills, Wills & Thrills
→ als Office Manager

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Betriebswirtschaftliches Knowhow
Sichere Kenntnisse in den Microsoft-Office-Programmen, insbesondere in MS Excel, MS PowerPoint und MS Word
Kenntnisse in Buchhaltung und/oder Rechnungswesen von Vorteil
Hohe Daten- und IT-Affinität
Gepflegtes, sicheres und eloquentes Auftreten als Visitenkarte der Agentur
Kommunikative Kompetenz und Kundenorientiertheit am Telefon und persönlich
Kenntnisse im Waren-Import & -Export – oder Sales-Talent mit Weiterbildungsmotivation
Kenntnisse im Projektmanagement von Vorteil
Ausgezeichnetes Zeitmanagement und hohe Organisationsfähigkeit
Hands-on-Mentalität, lösungsorientierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Fließendes Deutsch in Wort und Schrift
Englisch in Wort und Schrift
Französisch von Vorteil

BENEFITS & INCENTIVES

Moderne Agentur-Räumlichkeiten

Direkt neben den Stadtgalerien in Schwaz

Gratisparkplatz

Direkt bei der Agentur

Firmeneigener Laptop

und Smartphone

Gratis-Kaffee & Getränke

Regelmäßiges Agenturfrühstück

Kontinuierliche Weiterbildung und Förderung

Zukunftsweisende Projekte

im internationalen Umfeld

Vergünstigungen

bei unseren internationalen Kunden

Internationales dynamisches Team

Gemeinsame Team-Incentives

Brain Food

Vollausgestattete Küche für die Mittagsjause

HAPPY BIRTHDAY

Gutscheine

LUXURY KUNDEN-EVENTS

Join our party

CASH

Leistungsorientierte (Über)bezahlung

Sie sorgen als Office Manager für einen reibungslosen Ablauf des Daily Business im Head Office in Schwaz. In Stresssituationen bewahren Sie einen kühlen Kopf, führen Informationen und Nachrichten zusammen und setzen Prioritäten. Als Visitenkarte unseres Unternehmens begeistern Sie unsere Kunden und Partner persönlich und am Telefon. Eigenständiges Arbeiten und Kommunikationskompetenz sind Ihre Steckenpferde. Weiterentwicklung, interkulturelle sowie soziale Kompetenz bereichern Ihr Arbeitsleben.